山西省文水县人事局  高聪捷      

        人事档案转递一般工作流程为：1提供调档函——2详细填写档案转递通知单——3核对档案信息——4装订密封成册——5机要发文登记——6按期回执收询。多年来该流程配合相应档案转递制度在我县人事工作中规范执行。但是随着长年累月工作信息的积累和沉淀，该批档案转递的相关信息由于年份跨度较大，且信息离散，逐渐出现信息缺失和信息杂乱的现象，不利于档案系统管理和优化档案结构。
通过日常的工作实践，本文就上述转递流程提出几点建议：
一、将流程2和流程3之间加入档案分类标引的操作流程，即将预转递的档案进行分类标引，这样有利于后期按类查找。
在对历史档案整理的过程中，发现已转递的人事档案大部分集中在本县（这里指档案人户籍所在地）；存在部分外县档案转递，这些也都分布在吕梁市范围内；有极少部分吕梁市外的进行档案转递。故本文考虑针对地域划分进行历史档案分类，并简要设置分类如下：
表 1 类目大纲

        其中，一级类目1吕梁市外的档案转递所占比例较小，分类意义不大，所以暂不进行二级分类。一级类目2吕梁市包括如下二级类目：A离市区、B岚县、C临县、D兴县、E中阳县、F方山县、G柳林县、H交口县、I交城县、J石楼县、K汾阳市、L孝义市；一级类目3文水包括如下二级类目：A凤城镇、B开栅镇、C南庄镇、D南安镇、E刘胡兰镇、F下曲镇、G孝义镇、H南武乡、I西城乡、J北张乡、K马西乡、L西槽头乡。按表1类目大纲依次分类标注，例如分类号为2A，则说明该档案原户籍所在地为吕梁市离市区。赋予分类标识后的信息更有利于从历史信息中检出需要的文献，对于后期维护和组织都是相当方便的。
二、在流程6顺利完成后，即如期收到回执后，加入分类登记存档操作，这样为后续的信息保存和管理提供了保障。
在确定档案转递回执按期收回后，即确定该档案转递成功后，将上述已标引的分类号登记并按类存档。该存档可通过建立目录数据库，实现档案存储的信息化，便于日后工作人员查找档案转递情况和信息统计。
        随着档案管理现代化的发展，整个档案管理系统在运行中都应该形成相应反馈机制，提供有用的档案信息，从而适应不断增长的社会需要。通过转递文档分类存储，对于后续按类查找的方便和社会信息统计等各方面工作的顺利开展具有重要的意义。
        本文上面提到的分类标引只是一个初步的设定，还需要更专业和更全面的进一步研究修正。例如在按类检索的需求上，还可设定按人事档案类别（本县籍但未就业的毕业生档案、已在本县就业的毕业生档案和干部调动人员档案三类）不同分类搜索；按转递目的类别（考研调档、派遣调档和异地人事代理调档三类）不同分类搜索；或按转递单位类别不同搜索等。这些都需要在日后的工作中逐渐摸索，从而形成完整的一套档案管理系统，最终实现档案管理的信息化和系统化。