【摘要】员工规章是企业人力资源管理的重要组成部分，也是企业法律风险防控的主阵地。企业针对员工规章的法律风险防控应当关注规章制定程序、规章内容以及规章公示程序三个方面。企业要想规章制定程序、规章内容以及规章公示程序更加规范，既要关注员工规章的合法性，又要兼顾企业人力资源管理的需要。

      【关键词】制定程序 规章内容   公示程序 法律风险防控

      【正文】

      一、员工规章制定程序的法律风险防控

      我国现行劳动法律规范已明确就员工规章中涉及员工核心利益的制度设计与修订程序进行规制。[《中华人民共和国劳动合同法》（2012年修订）第四条：“用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。”]企业能否规范适用该条款将决定着员工规章是否具有合法性和有效性，因此，企业针对员工规章的法律风险防控应当首先关注员工规章制定程序的法律风险防控。

      1，建立职工代表大会制度[ 我国法律法规已经对全民所有制用人单位的劳动者代表大会制度有强制性规定，但未就非全民所有制用人单位建立劳动者代表大会制度进行强制要求。具体参见1986年国务院发布的《全民所有制工业用人单位职工代表大会条例》。]或职工大会制度

      职工代表大会或职工大会是职工民意表达和民主决策的机构，对企业日常管理具有重要意义。一方面，企业决策层可以通过职工代表大会或职工大会听取员工对企业管理的建议；另一方面，职工代表大会或职工大会能为企业员工规章制定、员工奖惩以及解除劳动合同等行为提供合法性支持。

      2，规范员工规章制定程序

      第一，企业应关注员工规章的起草程序。员工规章草案的内容既要便于企业的运营管理，又要具有合法性和有效性。笔者认为，员工规章的起草应当由人力资源部与法律专业人士共同进行起草，其中，人力资源部负责初稿，法律专业人士针对初稿进行合法性审查与修改。人力资源部门作为企业人力资源管理的核心机构，对本企业人力资源管理方式较为熟悉，其起草的员工规章更加符合企业人力资源管理的实际情况。法律专业人士熟悉劳动法律实务，能够运用专业知识对员工规章内容进行修改，从而为员工规章的制定提供合法性支持。

      第二，企业应关注员工规章的通过程序。根据我国现行劳动法律规范之规定，我们应当将员工规章依法提交职工代表大会或全体职工会议进行讨论。企业应当将会议纪要、修改方案以及公司意见等书面文件予以保留，并要求参与人员签字后，将上述文件进行妥善保存。前述文件是保证员工规章合法性和有效性的重要证明，不仅能为企业内部管理提供合法性保障，还是企业与员工发生劳动争议时，企业用于证明员工规章有效性的关键证据。      

      二、员工规章内容的法律风险防控

规范的制定程序是员工规章法律风险防控的“表”，合法的内容是员工规章法律风险防控的“里”，“表里如一”才是员工规章法律风险防控的最高要求。那么，企业究竟应当如何保证员工规章内容的合法性呢？

      1，把握员工规章与劳动合同的关系[ 该问题已经有司法解释规定，具体参见《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（二）》第十六条：“用人单位制定的内部规章制度与集体合同或者劳动合同约定的内容不一致，劳动者请求优先适用合同约定的，人民法院应予支持。”]

劳动合同是我国劳动合同法强制要求企业与员工签订的书面文件。劳动合同本质上属于企业与员工之间自愿依法签订的特殊民事契约，其同时受到我国现行劳动法律规范和我国现行民事合同法律规范的约束。而员工规章是企业对自身进行人力资源管理的书面依据。根据我国劳动争议相关司法解释的规定，劳动合同与员工规章出现冲突时，企业与员工之间的权利义务关系应以劳动合同为准。因此，企业在制定员工规章的过程中，应当理解劳动合同对确定企业与员工之间权利义务关系的优先性，一方面，企业应尽量避免员工规章与劳动合同发生冲突，另一方面，企业应当在员工规章明确“员工规章内容与劳动合同内容存在矛盾时，以劳动合同为准”。

      2，规范工资及福利发放规则

工资是指企业依据我国劳动法律的相关规定或员工与企业自愿签订的劳动合同之约定，以货币形式支付员工的报酬[一般包括计时工资、计件工资、奖金、津贴和补贴、延长工作时间的工资报酬以及特殊情况下支付的工资等]。企业发放工资时，应当尽可能避免使用现金支付，而是应当为每一位员工制作工资卡，通过银行转账的方式（明确备注为“工资”）发放工资。工资卡的银行转账记录是证明劳动关系存在的重要凭证，也是证明企业已经依法按时向员工发放工资的重要依据。因此，笔者建议企业优先选择使用银行转账方式发放工资。

当前我国法定的员工福利包括社会福利和员工福利两种，其中，社会福利是指国家为全体社会成员提高物质生活以及文化生活而采取各种必要的相关措施。员工福利是指企业为了解决本单位的员工共同的消费需求而采取的一系列必要保障措施。员工福利包括各种休假、补贴以及社保等等。企业将员工福利在员工规章中予以明确细化有利于提高企业管理效率，也有利于提高员工积极性，激励员工为企业创造更大的经济效益。

3，规范劳动合同解除制度[《中华人民共和国劳动合同法》第三十九条：“劳动者有下列情形之一的，用人单位可以解除劳动合同；（一）在试用期间被证明不符合录用条件的；（二）严重违反用人单位的规章制度的；（三）严重失职，营私舞弊，给用人单位造成重大损害的；（四）劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系，对完成本单位的工作任务造成严重影响，或者经用人单位提出，拒不改正的；（五）因本法第二十六条第一款第一项规定的情形致使劳动合同无效的；（六）被依法追究刑事责任的。]

第一，明确细化“严重违反规章制度”的情形。企业制定的员工规章制度应当明确细化“严重违反规章制度”的具体情形，否则，企业以“严重违反规章制度”为由解除劳动合同时将无据可依。“严重违反规章制度”的内容设计不能随心所欲，而是应当根据本公司不同行业以及不同工作岗位的特殊性，并充分考虑本企业员工违反规章制度时的主观恶性程度以及员工行为对企业生产的实际影响等[ “严重违反规章制度”的具体适用参见王勇,陈建志.用人单位依规章制度单方解除劳动合同的合理性判断 [J].人民司法,2015(24):49-50.]综合进行考量，      使得员工规章的内容既便于企业人力资源管理，又能够充分保障员工的合法权益。

第二，明确细化“严重失职”的情形。员工“严重失职”是企业解除劳动合同的法定情形之一，企业在制定员工规章管理制度时，首先应当把握“严重失职”与“一般失职”的区别。企业认定员工严重失职应当根据员工的职业特点、职责范围、工作内容等综合考虑员工是否存在为自己或者他人谋利、违法职业规范以及对企业财产造成重大损失等情形。除此之外，企业制定员工规章时还应当注重与劳动合同法律规范的衔接和适用，明确员工“严重失职”时，企业可以依法解除劳动合同关系且无需支付经济补偿金。总之，企业在制定员工规章时应当在法律允许的范围内尽可能对“严重失职”的情形予以细化和明确。

      第三，明确“员工不能胜任工作”的处理措施。[《中华人民共和国劳动合同法》第四十条：“有下列情形之一的，用人单位提前三十日以书面形式通知劳动者本人或者额外支付劳动者一个月工资后，可以解除劳动合同：（二）劳动者不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作的；”]所谓“员工不能胜任工作”是指是指员工无法按企业的要求完成劳动合同中已经明确约定的任务或者企业同工种、同岗位人员的工作量。[关于学术界有关“不能胜任”观点的论述详见 雷思颖.论劳动合同解除中“不能胜任”的认定[D].苏州大学,2016.]我国劳动合同法及其司法解释并未就“不能胜任”的具体理解进行明确细化，而是仅通过劳动合同法第四十条之规定将其作为企业解除劳动合同的法定情形之一，因此，企业应当根据企业人力资源管理实际情况对“员工不能胜任工作”的情形予以细化，使得该项法律规定具有更强的操作性。此外，员工规章应当明确员工不能胜任工作时的培训和调整工作岗位的机制。企业对员工进行培训时应当将培训内容进行书面记录，并要求员工在培训签到表上签名确认，培训结束后，员工仍然无法胜任工作时，企业可以提前三十日以书面形式通知员工本人或者额外支付员工一个月工资后解除劳动合同。企业选择对员工进行岗位调整时，应当先向员工发出《调岗通知书》并要求员工予以签收，如果员工拒绝接受调岗或者调岗后员工仍然不能胜任工作时，企业可以依照劳动合同法第四十条之规定解除劳动合同。企业以“员工不能胜任工作”为由解除劳动合同的，必须严格按照前述程序对员工进行调岗、培训或考核，否则，企业将可能面临因“违法解除劳动合同”而承担经济赔偿金的法律风险。

第四，明确细化因“劳动合同订立时所依据的客观经济情况发生重大变化”而进行经济性裁员的情形。所谓“客观经济情况”是指发生不可抗力或出现各种致使劳动合同全部或部分条款无法履行的其他情况。具体来说，此类情况包括企业迁移、被兼并、企业资产转移等客观情况。发生前述情况时，企业依法提前三十日以书面形式通知员工本人或者额外支付员工一个月工资后，可以解除劳动合同。

第五，明确劳动合同解除的程序。我国劳动合同法已经明确规定劳动合同解除的程序[《中华人民共和国劳动合同》第四十三条：“用人单位单方解除劳动合同，应当事先将理由通知工会。用人单位违反法律、行政法规规定或者劳动合同约定的，工会有权要求用人单位纠正。用人单位应当研究工会的意见，并将处理结果书面通知工会。”第五十条：“用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。劳动者应当按照双方约定，办理工作交接。用人单位依照本法有关规定应当向劳动者支付经济补偿的，在办结工作交接时支付。用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。”]，具体而言，劳动合同解除的法定程序包括五个方面——即听取工会意见，出具书面解除通知，办理档案及社保转移手续，依法支付经济补偿金[ 劳动合同解除并不意味着用人单位必然要支付经济补偿金。具体参见《中华人民共和国劳动合同法》第四十六条：“有下列情形之一的，用人单位应当向劳动者支付经济补偿:（一）劳动者依照本法第三十八条规定解除劳动合同的；（二）用人单位依照本法第三十六条规定向劳动者提出解除劳动合同并与劳动者协商一致解除劳动合同的；（三）用人单位依照本法第四十条规定解除劳动合同的；（四）用人单位依照本法第四十一条第一款规定解除劳动合同的；（五）除用人单位维持或者提高劳动合同约定条件续订劳动合同，劳动者不同意续订的情形外，依照本法第四十四条第一项规定终止固定期限劳动合同的；（六）依照本法第四十四条第四项、第五项规定终止劳动合同的；（七）法律、行政法规规定的其他情形。”]和建立劳动合同备查制度。根据我国法律的规定，企业应当就劳动合同解除的合法性承担举证责任，因此，企业应当保留劳动合同解除的各项书面证明，如辞职信、解除劳动合同的通知、企业向工会发出的通知函、工会回复函、劳动合同解除协议书、调岗通知书以及规章培训签到表等。前述书面证明是证明企业解除劳动合同合法性的重要依据，故企业应当将上述资料分类妥善保存，以备不时之需。

      三、员工规章公示程序的法律风险防控

企业不仅应当关注员工规章的制定程序和员工规章内容的法律风险及其防控，还应关注员工规章的公示程序。员工规章公示程序是否规范将决定着员工规章是否对员工具有有效性和强制性。

      1，员工规章的公示方式

员工规章的公示不应采取公示栏张贴方式而应使用员工规章培训方式进行公示。单纯进行张贴的公示方式具有极大的法律风险，该方式无法证明具体职工已经对员工规章进行完整阅读和理解，将不利于企业对“劳动者严重违反规章制度”[《中华人民共和国劳动合同法》第三十九条第二款：“劳动者有下列情形之一的，用人单位可以解除劳动合同：（二）严重违反用人单位的规章制度的；”]情形的证明。

      2，员工规章的公示程序

      首先，企业应当将员工规章书面化，并于文末附《员工承诺书》并要求员工签字。员工承诺书应当明确员工收到《XXX员工规章》一份，并已认真阅读完全部内容，并已充分理解该规章连同经由合法程序修订和补充的本规章相关事项作为公司与本人《劳动合同》之附件，并愿意遵守《XXX员工规章》的所有内容，特别是工作须知、员工考核、员工奖罚、义务权利等内容，并愿意承担违反相关内容的责任。

其次，企业应当定期组织员工规章的培训。培训人员应当由人力资源管理人员和法律专业人员组成，培训内容应当围绕员工规章的理解与适用。企业组织培训时，应当组织员工在明确培训章节的签到表进行签到。签到表是证明企业完成员工规章公示程序的重要证明，企业应当将其妥善保存。

      最后，企业在员工规章的公示中应当重点提示员工离职制度。员工离职制度，即劳动合同关系的解除制度，是员工规章法律风险防控工作的关键与核心。企业应当在劳动合同签订阶段、员工规章制定阶段以及员工规章公示阶段将涉及员工离职制度的条款予以充分提示。企业可以选择将员工离职制度通过书面摘要方式予以提示，也可以将劳动合同中涉及此类内容的条款采用加粗或特殊颜色重点强调。

      【参考文献】

      [1]王珂欣.“劳动者严重失职”的认定标准[J].法制与社会,2019(10):21-22.

      [2].如何理解劳动合同订立时所依据的“客观情况”发生重大变化[J].山东人力资源和社会保障,2018(09):50-51.

      [3]韦晓源.企业人力资源法律风险防范探讨[J].商场现代化,2016(26):77-78.

      [4]雷思颖. 论劳动合同解除中“不能胜任”的认定[D].苏州大学,2016.

      [5]王勇,陈建志.用人单位依规章制度单方解除劳动合同的合理性判断[J].人民司法,2015(24):49-50.

      [6]刘四元.论公司规章制度的制定[J].法制与社会,2010(20):38-39.

        [7]曾德明,董继平.法律与规章制度对公司治理机制形成的影响[J].开放导报,1998(07):31-33.