■平顶山天安煤业天宏选煤公司  韩林

摘要：当前，企业对秘书工作的需求越来越大。首先，信息化对秘书工作提出了更高的要求，要求秘书工作人员对现代办公设施的熟悉，使其能够更好地实现办公自动化。其次，秘书还应具备良好的沟通、协调和组织能力。秘书工作还应具备良好的道德素质、良好的心理素质、正确的角色认识和创造能力。秘书是公司各部门间进行有效交流的纽带，将下属的工作汇报给上级，将上级布置的任务分配给下属，使企业的运作效率更高。

关键词：新时期企业文秘；工作特征；素质培养

引言：企业文秘工作是企业管理工作中不可或缺的一环，其职能和作用在新时期发生了一系列的变化。在新的经济和社会发展背景下，企业应积极落实各项管理工作，明确管理工作的基本模式。管理者要做好职工的培训工作，提高文秘工作人员的专业能力和职业素养，并不断对其工作内容进行调整，保证管理工作的实际效果。

1、新时期企业文秘工作的职能和作用

1.1、主要职能

企业文秘工作的主要职能包括但不限于文件处理与管理、会议组织与协调、信息收集与传递、日常事务处理等。企业的管理者需要了解管理的基本内容，明确的实际作用。主任要有比较强的责任意识，能够带领部门其他工作人员做好协调管理工作，强化各部门之间的关系，对相关工作进行督查督办。各部门也要了解部门执行决策的基本内容和企业生产经营模式，文秘要有灵活的管理思想，要保证各项工作的实际效果。工作人员首先应具备专业能力，要保证自身的能力能够胜任管理工作，要设定高标准的学习目标和计划，较好地完成有关学习任务。要了解各项工作的报告情况和要求，保证工作完成的时效性。同时，在落实各项工作和操作各种设备的时候，还需要考虑领导的工作态度，积极落实各项决策，切实处理好各种问题。企业召开相关会议的时候，文秘工作人员应该做好全过程的记录工作，应该及时查阅相关资料，保证资料数据的完整性。这些职能在新时期的企业管理中起着至关重要的作用。

1.2、主要作用

文秘工作是企业内外信息传递的重要桥梁，要能够及时准确地传递各类信息，保证企业内外部沟通的顺畅。文秘工作人员应该具备现代化的管理思维和能力，全面提升自身的业务水平。文秘工作是企业内部协调与组织工作的重要支撑，文秘工作人员要能够有效地组织和协调各类会议、活动，提高企业内部的工作效率。在各种会议中，文秘工作人员要积极发挥自身作用，做好记录工作，保证记录的准确全面；对于企业各项活动，文秘工作人员要积极协助相关领导和工作人员加强各方面的协调工作，同时要积极参与各项活动的组织工作。

2、新时期企业文秘人员素质培养的具体措施

2.1、提高岗位认知，转变工作思维

针对秘书工作缺乏深度、存在随意性的问题，应开展思维观念的培训教育，明确岗位职责，使其了解文秘工作对于企业内部沟通与发展的价值，从而树立超前意识和大局观，在确保做好日常工作的基础上深度挖掘岗位工作内涵。在教育方面应注重实践性，而非单一化的课本式教育，可在同岗位中采用“1+1”模式，实现老带新，真正从实践的角度出发，以企业利益为基础，促进内部文秘人员的工作质效。从大局观角度来看，需要引导文秘工作者真正了解企业业务、企业文化、企业发展历史以及企业的未来建设目标，并将自身的职业规划与企业发展紧密结合，实现双方的共同成长，使文秘工作者获得成就感，在此基础上积极为企业效力，为领导出谋划策，形成良性发展。除了对自身工作的认知外，还应提升文秘人员对信息的高敏感度以及大局观。随着科技的不断进步，国企的目标也在互联网技术的加持下得到发展，企业内部的活力也得到了提升。目前，大部分企业都在积极探索互联网与实体之间的关联性，并重点关注企业发展状况，依托大数据、互联网等技术分析市场变革，获取相关信息。

2.2、完善制度强化管理

制度的完善性能够让文秘工作者更加明确工作目标，形成一定激励作用，使其不断进步。基于此，为提升文秘工作效率，企业可从以下几方面进行创新：第一，对现有人才招聘制度进行优化，同时建立退出机制。目前，对于文秘岗位的招聘应当立足于新形势，分析当下国企文秘工资任务和国企对文秘能力的需求，不仅限于关注人才的学历，还应注重人才的沟通能力、表达能力、工作经验等。为保证国企文秘队伍始终秉持终身学习理念，提升其对工作环境和工作需求的适应力，还应设置退出机制。针对考核经常处于末端的人员，可予以不同程度的惩罚，比如扣绩效、降级或开除，以提升其工作积极性，促进文秘工作者主动学习，不断提升自身工作质效。第二，健全考核机制。根据不同岗位秘书制定详细的岗位工作内容，并根据考核设置多个等级，不同等级从上至下予以递减式的物质奖励，设置合理的晋升规则。企业人力资源管理部分需要根据文秘的工作进步程度进行考察，避免其出现重大失误。坚决保证执行能力，提升工作效率，有助于企业内部整体运作的灵活性。

3、结束语

总而言之，注重对秘书人员的创造力的培养，才能让他们更好地发挥自己的作用，从而推动公司的发展，提高秘书人员的专业素养和业务能力。从目前的社会现实来看，秘书人员不但要能够很好地完成上级交代的工作，还应该能够很好地感知到领导的意图，帮助他们更好地发挥自己的作用，从而推动秘书人员和公司的更好发展。

参考文献

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