■山西医科大学第二医院办公室 张静芳

按照上级档案管理部门的要求，本文围绕“山西省公立医院档案管理工作的现状与趋势”，学习考察山西医科大学第二医院、山西省人民医院、山西医科大学第一医院等医疗卫生机构档案管理经验，重点调研太原市人民医院、长治市人民医院等地级市医院档案管理现状，联动调研山西省心血管病医院、山西省眼科医院等专科医院档案管理举措，并随机开展问卷调查和座谈走访，形成书面调研分析报告。针对全省医疗机构档案管理的基本情况、主要做法、存在问题等方面进行调查、分析和研究，提出科学建议，制定改进措施，为全方位推动公立医院高质量发展提供坚实的档案保障。

现将调研情况报告如下：

一、基本情况

我省公立医院档案管理事业，作为医疗信息资源的重要组成部分，对公立医院的发展建设，发挥了重要的支撑和基础作用。本次参与调研的医院共87家，从层级来看，省级医院占比12.37%，市级医院占比34.6%，县级医院占比53.03%，达到了高参与率、高覆盖率的调研目标。本次调研，数据收集比较完整，可以较好地反映山西公立医院档案管理工作的整体情况。涉及各医院的档案室、院史馆、办公室、病案室，以及相关临床科室，围绕档案管理政策、管理制度、技术融合、专业人才等几个方面开展，包括党建档案、公文档案、专题档案、重特大活动档案、病历档案、人事档案、干部档案、科技档案等情况。

总的来看，实施《“十四五”全国档案事业发展规划》以来，伴随着全国档案管理工作的迅猛发展，我省公立医院档案管理工作，整体发展呈现稳中有进、持续上升的态势。具体来说，围绕医院中心开展工作非常重视，专题档案资源步伐加快，人事档案数字化管理提档升级，电子病历水平持续提升，院史馆（藏）档案的开发利用与创新研究取得新突破。当然，依然存在党建档案材料亟待完善、新一代信息技术应用不够广泛、医学技术专业化档案管理不够规范、档案工作现代化不够到位等差距和不足。

二、主要做法

近年来，山西省公立医院档案管理工作，发挥了重要的资政凭证作用，有效记录了医院各个阶段的发展状况，为基层医院领导做出正确的决定，并为医务人员的行政管理、科研教学和医疗等工作，提供了重要的参考价值。总之，认真贯彻落实习近平总书记关于档案管理工作的重要讲话重要指示精神，坚持党管档案的原则，锚定档案管理现代化的预期目标，多措并举取得明显成效。

一是思想上高度重视。加强系统谋划。从省级层面，统筹建立由山西省档案馆牵头，山西省卫健委、山西省中医药管理局等协同推进的工作机制，省市县各级各类医疗机构跟进推动。特别是山西省人民医院、山西省肿瘤医院等省级医院，带头把档案管理工作摆上重要位置，纳入年度医院工作重点。山医大二院、山西省心血管病研究所等医院成立档案管理领导小组，不断健全完善档案管理组织架构，印发实施医院档案管理实施办法。

二是规划上点面结合。加强整体规划。山西省卫健委出台《关于加强公立医院档案管理工作的意见》，明确总体要求、重点任务等5项基本内容，制定18条具体措施。同时，山西省卫健委积极推动全省电子健康档案的实践应用。山医大二院、山西省眼科医院等医院，以档案管理现代化理念赋能公立医院高质量发展。山西省人民医院、长治市人民医院等医院，强化人事档案数字化信息的安全应用。太原市妇幼保健院等医院，不断加大医院档案管理的设备基础建设。阳泉市第四人民医院等医院，重视疫情防控等专题档案资源建设的开发与利用。

三是举措上守正创新。加强历史传承。山医大一院等传统医院，积极推动老专家口述历史档案资源的保护利用。山医大二院、太原市人民医院等百年老院，注重挖掘浓厚的档案历史文化。长治市和平医院、晋中市人民医院等医院，创新开展档案（馆）藏建设工作。忻州市人民医院，高度重视医院电子档案管理与档案信息安全。阳泉市第一人民医院，积极探索人事档案数字化研究和实践成果。

三、存在问题

笔者发现，我省公立医院档案管理纵向比有进步、横向比有差距，仍然存在重视程度不足、管理制度不够完善、技术融合不高、专业人才匮乏等亟待解决的问题。

3.1重视程度不够到位。极个别医院在坚持“统一领导、分级管理”等方面存在薄弱环节。在医院层面，存在“重临床、轻档案”的若干现象，往往重视具体执行，忽略长久留存、真实记录和长远规划，忽视在分析总结档案资料的基础上，科学合理规划医院未来发展。在临床科室层面，虽然有资料存档意识，但是不够重视资料的准确性、严密性、完整性以及资源共享的实际效果，未在全院范围内形成齐抓共管一体化的工作格局。

3.2管理制度不够完善。档案管理制度，指的是对档案进行收集、整理、保管、利用和开发的规章制度，是进一步严格规范档案管理工作的重要手段。目前，极少数医院在档案管理制度方面，存在多部门参与、记录不够完整准确、手续不够健全等漏洞和不足。最显著的问题是，管理制度不健全，管理手段不够规范，个别档案的交接和流转，缺乏规范性，甚至导致极少量档案材料的破损和遗失。

3.3技术融合不够深入。新形势下，人工智能、全媒体、大数据等信息技术迭代升级，随着数字经济的不断发展，对公立医院档案管理产生了深层次、全领域的深刻影响。目前，许多公立医院已经建立本单位档案资料目录数据库（按照国家目录中心相关标准要求），基本实现馆（室）藏档案数字化。同时，高度重视纸质档案、多媒体档案等数字化工作。但是，在电子文件接收、移交方面，档案管理与先进的互联网技术融合度不够深入，未能充分挖掘医学特长，更好发挥医疗优势。

3.4专业人才匮乏。大多数档案馆人员，严格遵守中华人民共和国宪法、法律和法规，认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策，积极履行“为党管档，为国守史，为民服务”职责，具备良好的职业道德和敬业精神，其热爱档案事业，钻研档案业务，认真履行岗位职责，工作求真务实。

但是，档案管理专业人员数量偏少，仅能承担具体的工作，忽视档案管理的科学研究和技术创新。“档案工匠”型人才缺乏，制约和影响档案管理工作的整体发展。档案管理人员的素质良莠不齐，档案岗位福利待遇不高，工作积极性严重受损。

四、对策建议

医院档案是整个医院进行医疗活动的真实原始记录，特别是在医疗质控、质量管理、科研活动、设备设施、基础建设、会计管理、医疗安全防范等方面，档案资料都有着无可替代的历史和法律凭证作用。为此，从加强党的领导、制度体系、信息化建设、服务利用、收集分类、安全保障、人才培养、编研等10个方面，提出以下建议。

4.1加强党对医院档案工作的领导。牢记“档案工作姓党”的政治属性。《山西省档案管理条例》（2023年版）明确提出，要“坚持中国共产党对档案工作的领导”，强调党管档案的原则。要把加强党的领导作为根本原则，贯彻落实到档案的收集和归档的全过程、各方面。成立医院档案管理领导小组，下设办公室，由党办、院办、档案室、计财处、病案室、医务处、护理部等相关科室负责人为成员，制定医院档案管理规划，提升档案业务建设水平。协调推进档案资源、利用、安全、治理“四个体系”建设，形成上下联动、统筹协调的一体化工作格局。

4.2加强医院档案的管理制度。严格按照新修订的《档案法》，加强档案管理和档案室规范化建设，实现档案工作统一标准，统一要求，统一管理。制定档案资料收集、整理、归档、利用、销毁、借阅等相关制度，制定实施《档案资料保管制度》《档案保密制度》《档案管理办法》《档案管理人员职责》。专门设置档案库房、档案室、阅览室等档案用房，更新配置灭火器、档案橱柜等设备，强化防盗设施、红外线报警、消防设备建设。

4.3加强医院档案的体系建设。持续加强医院档案体系建设，形成档案管理科学规范、档案资料健全完整、档案资源内涵丰富的良好态势。按照规范化标准要求，严格医学重点建设项目档案登记、验收关。重视涉密档案管理和利用，依照《保密法》等法律规定，及时变更密级，规范解密工作。制定党员档案管理办法，按照“一人一档一码”原则整理立卷，规范档案表号格式、档案盒和内页目录样式。严格执行干部人事档案材料收集归档规定，紧盯“三龄两历一身份”，切实做到三个“严审”。

4.4加强医院档案的信息化建设。深入研究和准确把握新时代公立医院档案管理工作呈现的特性和规律，加快推进信息技术同医疗资源的深度融合。重视电子文件归档、电子文件规范和电子档案管理。强力推进“档案信息化迭代转型”工程。积极推进病历档案存量数字化工作，有序开展“增量电子化”，增量档案实行纸质档案及其数字扫描件“双套制”保管。健全完善公立医院数字档案馆，尤其是历史悠久的百年老院，在妥善保管档案原件基础上，积极开展传统档案数字化工作，加快推进增量档案电子化进程。

4.5加强医院档案的服务利用。不断创新公立医院档案服务方式方法，切实发挥公立医院档案利用价值。高标准推进病历档案“异地查档、便民服务”项目，扩大病历档案异地查档服务的种类和数量，最大限度地满足就医患者的查档需求。组织编印医院《发文汇编》《档案利用效果汇编》《统计资料汇编》等档案材料，为医院管理决策、质量评价、医疗护理、教学科研等提供信息资料。配合临床重点专科年审、学科带头人选拔、科研课题确立完成、经济责任审计自查、计财处债权债务检查等工作提供档案资料。

4.6加强医院档案资料的收集分类。提高档案管理效率和质量，坚持应归尽归原则，细化收集、归档、整理、鉴定、开发利用等环节，确保材料完整，切实提高归档率、完整率。按照《关于加强重特大事件档案工作的通知》要求，切实抓好重特大事件和重大活动档案收集、管理、利用等工作。紧紧围绕医院中心大局，拓宽档案资源征集渠道，丰富档案资源类型，优化档案结构。广泛开展党史学习教育、党纪学习教育等专题数据归集，大力推进疫情防控、名医档案、医院新闻报道等专题数据库建设。

4.7加强医院档案管理的法治保障。贯彻实施《档案法》，积极推进医院档案管理规章制度建设。严格按照《机关档案管理规定》，着力提升依法管档治档能力。扎实做好医疗档案立法工作，完善医学档案法规制度和地方标准规范体系。根据最新档案业务建设评价标准，制定档案工作方案，明确责任分工、夯实责任主体，查找短板弱项、找准存在问题、明确工作措施，严密抓好整改落实。

4.8加强医院档案人员的专业水平。开展档案管理专题业务培训，培养引进熟稔档案管理理论和实践操作能力的专业化复合型人才。规范医院档案管理微信群，加强学习交流研讨，举办线上线下档案管理专业培训班，不断提高档案工作人员的业务素质。打造政治可靠、业务精通、作风过硬的档案干部人才队伍。

4.9加强医院档案的编研工作。深入挖掘和开发利用公立医院档案潜在价值，重点采访老专家老领导老职工，详尽记录整理口述档案。广泛征集老照片，在院刊、官网刊登《百年回眸》等回忆文章。记录重要历史事件，不断拾遗补缺，还原历史真相。加强档案馆建设，不断补充档案资料和历史留存。根据现存档案资料，围绕医院改革发展，科学选择档案编研主题。组织编辑较高价值的档案汇编，为医院管理者进行科学决策提供重要的参考和有力的依据。

4.10加强医院档案的安全管理。加强档案安全风险管理，着力构建人防、物防、技防三位一体的档案安全体系。加强档案安全风险管理，强化责任落实、健全应急机制。健全完善档案信息安全保护体系，加强档案数据规范安全管理。常态化开展安全风险教育，提升档案安全管理能力。扎实推进保密规范化管理，定期开展保密自查自评。配备完善防盗报警、视频监控等设备设施，使用电动密集档案架，配备恒温恒湿以及消毒杀菌等相关设备。

5.结语

综上所述，我省公立医院档案管理工作，正处于厚积薄发、动能强劲、大有可为的上升期、关键期。站在新的历史起点上，我们要按照山西医疗卫生事业的特点和优势，通过加强党的领导、重视资料收集、完善管理制度、健全管理体系、创新服务方式、强化科学分类、增强专业素能和做好编研工作等举措，推动实现档案管理现代化，深入实施精细化管理，加快建立长效发展机制，更加注重档案管理方式创新，全方位推动我省公立医院档案管理高质量发展。