档案记载着一种工作、一个工作部门的历史，合理管理档案、利用档案，就能够以史为鉴，为当下工作和生活提供经验。档案有如历史资料，数量庞大而分散，十分难以整理。而在使用档案时，又如大海捞针，其可利用之处只有很少一部分。因而，档案管理的简化十分必要。简单明了的管理方法能使档案系统化，也更加方便档案的调用。
　　现代档案管理通常包括档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。档案管理的简化首先应当从各个环节入手，将每个步骤都做到简洁明了，才能最终为档案的利用提供方便。而在现代档案管理中，计算机与网络已经成为不可或缺的一部分。数字化、网络化的不断加深使得档案管理模式发生翻天覆地的变化，传统手工模式逐渐过渡到了网络信息管理模式。在这种背景下，档案管理的简化最重要的就是应用好计算机与网络技术。
　　在档案收集和整理方面，传统的档案管理，是以纸质文档、照片等实体档案为主，其数量庞大而不易储存。建立起全面的数字化管理系统，则可以在方寸之间对复杂大量的档案进行管理。首先，对于不同的文件类型，应建立相应的电子文件来存储。而文件类型则不拘泥于文字，更可以有许多图片与影音文档。其次，这些文件需要一个电子数据库系统来将之编目、整理、存储。该数据库则应利用好网络空间，建立云端数据库，并采取安全措施，防止泄密或丢失。云端数据库是档案管理简化的基础，有了这样一个有序精密的系统，才能为后面的工作提供便捷。
　　在档案管理的过程中，由于有了网络档案数据库，添减档案、分类档案、检索档案、统计档案则轻而易举。不论在何时、何地，只要可以上网，登陆网络数据库，档案的修改和添减便可得以实现。而在检索档案与统计档案，只需要输入相应条件或关键字，便可以很快地得到想要的结果。在日常对档案整理时，计算机与网络可以使一些工作非人工化，从而使档案管理实现自动化。
　　档案管理的最终目的是档案利用，因此，在档案调取和使用上，能达到简单明了就更为重要。在数字化系统的前提下，搜索档案是十分方便的。有明确目的时，档案利用则只需动动鼠标，打打键盘。而网络化档案还有另外一个目的，就是方便外部人员使用档案。档案在网络上的开放，省去了实体档案借还的手续等繁琐环节，档案利用更加方便、快捷。此外，档案利用实现自助化，这也使档案工作方面减轻了一定的人力、物力、财力。
　　数字化、网络化档案管理确实能够为档案管理工作带来不少的便捷，这使得档案管理规范化、系统化、自动化，不仅使闲置档案得到合理安置，减轻了档案管理方面的财力与人员消耗，还能够为档案最终的利用提供不少便捷。然而，档案数据库背后操作者还是工作人员，尽管档案管理不少可以交由计算机与网络完成，但数据库的建立、维护、操作等工作还需要档案管理工作人员认真负责地完成。
　　与计算机与网络相结合的档案管理系统，需要档案管理工作人员具备更高的素质。首先，工作人员需要有足够的知识文化水平，掌握相应的计算机知识及运用技能，才能操作系统，甚至维护、修改系统。其次，工作人员也应具备相应的专业知识，图档案管理学、文书学、目录学等等。只有更高水平的工作人员，才能让档案管理工作水平提高，才能真正做到档案管理的简化。此外，工作人员应具备安全意识，遵守保密纪律，尤其是在网络条件下，信息泄密的事情常有发生，这就要求工作人员必须强化保密意识，加强保密技能，应用好专业知识来防止档案泄密、丢失。
　　综上所述，在现代化的档案管理中，档案管理的简化其实也是档案管理的进化、发展、提高。拓宽思路，勇于改革，充分应用现代化技术来促进档案管理工作的发展，才能最终发挥出档案管理的作用，为经济发展、社会进步作出贡献。